Gereksiz e-posta'lar 32 dakikamızı yiyor

Kurumsal şirketler, yüzlerce/binlerce kişinin içinde çalıştığı yapılar. Şirketler içinde yapılan her iş-tıpkı hayatın içinde olduğu gibi-birbirinde bağımsız kelebek etkileri oluşturuyor.

Evet, e-posta sistemi ile haberleşmek teknolojinin bize sağladığı en pratik araçlardan biri. Ancak kol mesafesindeki çalışma arkadaşına derdini e-posta ile anlatmak, ‘tümünü yanıtla’ tuzağı ile virüs gibi yayılan toplu e-postalar, marjinal faydanın sürekli azaldığı bir yere götürüyor bizleri.

Ülkemizde de durum çok farklı değil. Kurumsal şirketlere etkin e-posta yönetimi eğitimleri veren ALGE’nin istatistiklerine göre Türkiye’de ortalama bir profesyonel günde 126 e-posta alıyor ve gönderilenlerin yüzde 35’i gereksiz e-postalardan oluşuyor. ALGE Danışmanlık ’ın Türkiye’de 32 bin 700 çalışanla gerçekleştirdiği araştırmanın sonuçları oldukça ilginç. Şirket içinde gönderilen gereksiz e-postalar çalışan başına günde 32 dakikalık zaman kaybı yaratıyor. Ülke ekonomisine ölçeklendiğinde toplam kayıp yılda 2.3 milyar saat, yani 24 milyar TL.

E-postanın yönlendirebilme, düzeltebilme ve arşivleme benzeri yeteneklerinden faydalanıp, posta kutusunu bir yapılacaklar listesi gibi kullanırken şu gerçeği atlıyoruz aslında: İş yaparken odaklanma eyleminin kesintiye uğramasının faturası yukarıdaki rakamlardan çok daha büyük. HP’nin 2005 yılında yaptırdığı bir araşırmaya göre e-postaları okuma sırasında yöneticilerin IQ puanı normalden 10 puan daha düşük çıkıyor.

E-posta verimsizliğinin kanayan yarası ise ‘tümünü yanıtla’ (Reply all) tuşu. Ne yazık ki insanoğlunda genelde işin nihayete erdirilmesinden çok, “Bakın ben bu işi nasıl yaptım” ya da “Bakın o, işi nasıl yapmadı” kaygısı mevcut. Kalabalık e-postalar toplu şekilde yanıtlanıyor, kartopu kadar bir mevzu çığ gibi bir krize dönüşebiliyor. Bir örnek verelim; adı bende saklı bir Türk şirketinde 20 kişinin içinde olduğu bir e-posta “tümünü yanıtla” çılgınlığı ile 55 bin farklı e-maile dönüşebilmiş.

‘Tümünü yanıtla’yı kullanma kuralları

Bir dakika dur ve düşün: Reply all yapmadan önce kendinize sorun. Bu e-posta zincirine muhteşem ve muhtemel katkınız listedeki herkesi gerçekten ilgilendiriyor mu?

Sadece soruyu yanıtla: Eğer e-posta bir soru soruyorsa yanıtlamanız gerekir tabii ki. Ancak sorulana net ve kısa yanıtlar vermeyi tercih edin. ‘Hmm iyi bir noktaya değindin..’ gibi ‘gereksiz e-posta mıknatısı’ yanıtlardan kaçının.

Kişisel şakaları kendine sakla: Toplu e-postaların güzel tarafı aynı anda çok sayıda insanla haberleşme imkanı vermesidir. Ancak listedeki bir yönetici ile herkesten daha yakın olduğunu göstermeyen isteyen bir işgüzar, kimseyi ilgilendirmeyen bir iç-şaka ile tümünü yanıtla kabusunun kapısını açabilir. Tuzağına düşmeyin.

Sadece teşekkür etme: Sadece teşekkür etme bir ‘tümünü yanıtlama’ bahanesi olamaz.

Pasif agresif CC’ye dikkat et: Patronu CC’ye koyan harika çalışma arkadaşlarınız her zaman olacaktır. Durum buna müsaade ettiği sürece sadece e-postayı gönderene yanıt vermeye devam edin.

(Milliyet)